Главная / О нас / Структура Университета / Департаменты  / Управление экономического планирования и анализа / Управление правового, документационного обеспечения и архивного дела

Задачи и основные функциональные обязанности работников Управления правового, документационного обеспечения и архивного дела

Управление является самостоятельным структурным подразделением, входит в состав Административного департамента Университета. Состав и структура Управления определяется согласно штатному расписанию, утвержденного Председателем Правления - Ректором.

Деятельность Управления состоит из трех направлений: 1) правового обеспечения; 2) документационное обеспечение; 3) ведение архивного учета и архивного дела.

Основными задачами Управления являются:
1) обеспечение соблюдения законности в деятельности структурных подразделении, защита имущественных и иных законных прав и интересов Университета;
2) разъяснение законодательства руководителям структурных подразделении, работникам и обучающимся университета;
3) участие в подготовке проектов нормативных документов, приказов, распоряжений, решений и других документов правового характера;
4) совершенствование форм и методов работы со служебными документами;
5) ведение, обеспечение единого порядка документирования, информационно-поисковых систем, осуществление контроля за исполнением документов, подготовка их для передачи в архив Университета после их формирования на уровне соответствующих подразделении;
6) регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка документов;
7) организация своевременного рассмотрения Председателем Правления - Ректором и другими должностными лицами входящей и исходящей корреспонденции;
8) осуществление контроля за оформлением документов, представляемых на подпись Председателю Правления - Ректору, предоставления сведении о результатах исполнения документов;
9) обеспечение своевременного приема, регистрации (по перечню регистрируемой корреспонденции) и просмотр входящей и исходящей корреспонденции;
10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях;
11) разработка бланков распорядительных и иных документов Университета;
12) разработка инструкции по делопроизводству, других нормативно-методических документов в области управления документацией;
13) соблюдение требований системы менеджмента противодействия коррупции, политики противодействия коррупции, разрешения конфликта интересов, внутренних нормативных документов в части противодействия коррупции.

Функции Управления в области правового обеспечения:
1) представляет права и интересы университета в суде и в других органах при рассмотрении различных категории дел и правовых вопросов;
2) осуществляет проверку представляемых на подпись руководству проектов приказов, положений, инструкций, договоров и других документов правового характера на соответствия их требованиям законодательства и визирует эти документы;
3) организует и ведет претензионно-исковую работу, участвует в разработке мероприятий, направленные на укрепление трудовой дисциплины;
4) осуществляет юридическое оформление подготовленных соответствующими структурными подразделениями материалов о хищениях, корыстных злоупотреблениях, недостачах и иных правонарушениях для принятия по ним руководством организационного решения;
5) оказывает правовую помощь финансово-экономическому департаменту, департаменту по развитию инфраструктуры по вопросам возмещения материального ущерба, причиненного Университету;
6) обеспечивает соблюдение предусмотренных законом порядка при привлечении работников к материальной ответственности;
7) руководитель, при необходимости и ответственные работники Управления, принимают участие во всех оперативных совещаниях у Председателя Правления - Ректора и Проректоров;
8) принимает участие в ведении систематизированного учета поступающих и издаваемых нормативных документов, обеспечивает ведение классификатора правовых актов Университета по видам деятельности;
9) при необходимости обеспечивает Председателя Правления - Ректора, проректоров и руководителей подразделений необходимыми нормативными документами;
10) проводит работу по пропаганде законодательства, осуществляет мероприятия по правовому всеобучу работников и обучающихся Университета;
11) поддерживает политику по информированию руководства Университета о потенциальных или имевших место нарушениях политики противодействия коррупции, разрешения конфликта интересов, коррупционных рисках или инцидентах.

Функции Управления в области документационного обеспечения:
1) регистрация документов, поступающих в университет, осуществление контроля за оформлением документов, представляемых на подпись Председателю Правления - Ректору;
2) обеспечение своевременного рассмотрения руководителями входящей корреспонденции (документов);
3) осуществление контроля за ходом исполнения входящей корреспонденции вышестоящих органов, внутренних решении Университета;
4) осуществление контроля за качеством подготовки, оформления исходящей документации, отправка их по месту назначения;
5) осуществление контроля за исполнением документов в установленные сроки, регулярное информирование руководства о результатах исполнения документов;
6) за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организация экспертизы ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожения;
7) осуществление запрета на отправку исходящих документов, не прошедших регистрацию в установленном порядке, оказание информационно-справочных услуг;
8) осуществление регистрации и распределения служебной переписки между институтами, отделами и другими службами Университета;
9) подготовка номенклатуры дел, разработка правил и инструкции по вопросам документирования и управления документацией, согласования их с государственным архивным учреждением, обеспечение хранения дел, их использование до передачи их в ведомственный архив;
10) осуществление приема, регистрацию, постановку на учет документов, поступивших на официальный электронный адрес Университета и факс;
11) ведение оперативного учета нормативных и методических документов, передающихся на хранение в Управление по правилам документационного обеспечения;
12) обеспечение обмена информацией с внешними организациями через официальный электронный адрес Университета.

Функции Управления по архивному учету и ведению архива:
1) разрабатывает и согласовывает с Центральным государственным архивом графики представления описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, передаче документов Национального архивного фонда на государственное хранение;
2) составляет и предоставляет не позднее чем через 2 года, после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение центральной экспертной комиссии Университета и экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного архива Республики Казахстан;
3) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
4) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам, обеспечивает его преемственность (совместимость) с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архивного учреждения;
5) информирует руководство Университета о составе и содержанию документов архива, выдает дела, документы или копии документов в целях служебного пользования в помещении архива;
6) исполняет запросы сторонних организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, выдает копии документов и архивные справки;
7) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве, проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе центральной экспертной комиссии Университета;
8) оказывает методическую помощь по вопросам применения номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел, за качеством подготовки и передаче дел в архив Университета;
9) участвует в проведении мероприятий, направленные на повышения квалификации специалистов - делопроизводителей, архивариусов Университета;
10) раз в три года представляет в соответствующее государственное архивное учреждение сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
11) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в государственное учреждение документы Национального архивного фонда Республики Казахстан.